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Cuándo y por qué dejar de usar Excel para tu Empresa y tener un Software a la medida

Excel es una de las herramientas que a muchas empresas les ha permitido organizar y administrar muchas de sus operaciones de una manera útil, en la etapa inicial de una empresa o emprendimiento Excel cumple con lo requerido.

No cabe duda que es una herramienta que ayuda principalmente en tareas administrativas, contables o financieras. Sin embargo, a medida que los datos de las empresas crecen, las limitantes de este software empiezan a notarse. 

Por ejemplo, supongamos que en la empresa requieren de un reporte anual con todos los ingresos, bajas o empleados activos y además ver el total de egresos que la empresa generó en ese año y de qué obras o proyectos fueron, te imaginas ¿Cuánto tiempo tardaría la persona encargada en generar estos reportes utilizando Excel? 

Cada vez que un cliente nos pide ayuda o menciona frases como “Es que tengo mi hoja compartida que…”,  “ Tengo mi base de datos en Excel que…” o “En mi Excel puedo controlar a mis empleados pero…”, “Necesito un reporte para un cliente pero es que mi Excel no me deja que…” nos vienen dolores de cabeza que sabemos cómo arreglarlos, pues no es que Excel sea malo o no sirva.

Simplemente no estás usando la herramienta adecuada o tus procesos ya requieren un nivel de automatización y tal vez ya necesitas algo a las necesidades de tu empresa  (Un sistema o seguramente un software especializado ) que te ayudarán a automatizar procesos y flujos de trabajo para  aumentar la productividad. 

6 Razones para empezar tu desarrollo de software

1. Ahorrar tiempo

Abrir un Excel es sencillo, llenar una hoja con los requerimientos que necesitas y utilizar las herramientas que te sean útiles es relativamente sencillo que a lo mucho puede llevarte un par de minutos. 

Pero generar un reporte en ese momento, realizar consultas, o ver todas las hojas de cálculo en un mismo lugar es algo que puede llevarte horas y si es que puedes realizar todas estas acciones dentro de Excel. 

Con un sistema puedes gestionar grandes cantidades de información y tenerla como la necesites en tan solo minutos o inclusive segundos, algo fundamental para mejorar la productividad de la empresa. 

2. Mejora la Eficiencia en tus operaciones 

Si bien la velocidad con la que puedes trabajar en Excel puede que dependa de las capacidades de la persona que esté a cargo, pero hay un punto en el que esa velocidad no es para nada cercana a la eficiencia que puedes obtener con un desarrollo de sistema

Pues no es lo mismo generar una consulta de datos y realizar sumas en 3 minutos que por el contrario realizar las mismas acciones en 3 segundos. 

3.Seguridad en la información 

¿Guardar la información de tus clientes en una hoja de Excel? Te has preguntado qué pasaría si por error se modifican fórmulas o se borran datos de tus archivos. Esto puede ocurrir por accidente o el uso inapropiado de los archivos.

Sin embargo la confidencialidad de ciertos archivos y lo valioso que pueden ser deber ser el punto para comenzar a tener un sistema donde se puede definir qué persona o grupos de usuarios acceden a la manipulación de los datos, que acciones pueden realizar y cómo pueden acceder a dicha información. Este nivel de seguridad no sería posible con una hoja de excel. 

4.Análisis de los resultados 

Las hojas de cálculo son capaces de almacenar tanta información como uno quiera, puedes crear una y otra y otra pero al final toda esa información no será posible de gestionar y analizar de manera eficiente la información. 

Por el contrario puede alentar, arrojar datos y resultados erróneos. Tener un sistema son específicamente diseñados para ser eficientes en las consultas, cálculos y generación de reportes con el análisis de la información solicitada por el usuario.  

  1. Interfaz de usuario para mejor visualización de los datos 

No basta con ponerle colores, letra grande, modificar tablas o combinar celdas, agregar tablas o imágenes, todo esto solo llenará tus hojas de más y más información que al final no podrán compararse con un sistema. 

A diferencia de las hojas de cálculo, en un sistema puedes visualizar de mejor manera que en otros dispositivos, visualiza gráficas  (incluso en una aplicación móvil) toda tu información de manera ordenada y clara.  

6.Colaborar en equipo 

Hoy en día y con la llegada del home office a los negocios, el trabajar y colaborar en equipo desde una misma plataforma o compartir un mismo archivo es algo por lo que muchos están pasando. 

A pesar de que es posible trabajar en una hoja varios usuarios y que escriban simultáneamente, o tener en Google Drive una carpeta con múltiples archivos y poder entrar de manera online, nos obliga a tener una seguridad de mayor nivel y eliminar ciertos permisos en cada archivo para evitar que sean modificados por completo.  

Por el contrario, un sistema con las especificaciones adecuadas nos puede permitir que varios usuarios entren de forma simultánea, editen o realicen sus tareas asignadas. Así como también proporcionar a tus clientes un acceso limitado para que puedan ver el estatus de su proyecto o algunos datos específicos. 

Como conclusión Excel es una herramienta difícil de dejar, por que tiene ciertos arraigos con las empresas y usuarios al personalizar y configurarlo a sus necesidades. Es una herramienta sencilla, gratuita y conocida por muchos.  

No es que Excel sea malo o no sirva, simplemente los problemas surgen cuando las Pymes comienzan a tener demasiados datos en muchas hojas de cálculo y entonces abusan de lo que puede proporcionar.

En definitiva si tenemos pequeños datos o configuraciones pequeñas una hoja de cálculo puede ayudar. 

Por otro lado, la necesidad de usar Excel da pauta para lo que posteriormente se convertirá en un sistema. De esta forma tu forma de trabajo, tus procesos y el flujo de ellos te proporcionarán una ventaja competitiva ante tus competidores

En Strappberry somos expertos en el desarrollo de sistemas a la medida y sabemos que esta herramienta es muy buena si vas empezando, pero al final vas a necesitar un sistema que se adapte a los procesos de la empresa. 

Si te interesa comenzar a migrar tus archivos de Excel a  un sistema no dudes en contactarnos para ver si te podemos ayudar con el desarrollo. No olvides seguirnos en nuestras redes sociales Facebook, Instagram y YouTube para seguir disfrutando de nuestro contenido, gracias.